Sådan skrives et klagebrev

Her er et projekt, der vil introducere dig til brainstorming og give dig praksis i gruppeskrivning. Du går sammen med tre eller fire andre forfattere til at komponere en brev af klage (også kaldet a krav brev).

Det bedste emne for denne opgave vil være et, som du og de andre medlemmer af din gruppe virkelig interesserer dig for. Du kan skrive til spisestuens vejleder for at klage over madens kvalitet, til en instruktør for at klage over hans eller hendes klassificering politikker, til guvernøren om at klage over nedskæringer i uddannelsesbudgettet - uanset hvilket emne medlemmer af din gruppe finder interessant og umagen værd.

Begynd med at foreslå emner, og bed et medlem af gruppen om at skrive dem ned, når de får det. Stop ikke på dette tidspunkt for at diskutere eller evaluere emnerne: bare udarbejd en lang liste med muligheder.

Når du har udfyldt en side med emner, kan du selv beslutte, hvilken side du gerne vil skrive om. Diskuter derefter de punkter, som du synes, bør rejses i brevet.

Igen, lad et medlem af gruppen holde styr på disse forslag. Dit brev skal forklare problemet klart og vise, hvorfor din klage skal tages alvorligt.

På dette tidspunkt kan du opdage, at du har brug for at indsamle yderligere oplysninger for at udvikle dine ideer effektivt. I så fald skal du bede et eller to medlemmer af gruppen om at foretage en vis grundlæggende forskning og bringe deres fund tilbage til gruppen.

Efter at have indsamlet tilstrækkeligt materiale til dit klagebrev, vælg et medlem til at komponere et groft udkast. Når dette er afsluttet, skal udkastet læses højt, så alle medlemmer af gruppen kan anbefale måder at forbedre det gennem revision. Hvert gruppemedlem skal have mulighed for at revidere brevet i henhold til de forslag, de andre har fremsat.

For at vejlede din revision kan det være en god ide at undersøge strukturen i det efterfølgende eksemplet på klagebrev. Bemærk, at brevet har tre forskellige dele:

• en introduktion der klart identificerer genstanden for klagen.
• EN kropsafsnit at (a) klart og specifikt forklarer klagens art, og (b) giver læseren al den information, der er nødvendig for at give et passende svar.
• EN konklusion der klart angiver, hvilke handlinger der er nødvendige for at afhjælpe problemet.

Annie Jolly
110-C Woodhouse Lane
Savannah, Georgien 31419
1. november 2007
Hr. Frederick Rozco, præsident
Rozco Corporation
14641 Peachtree Boulevard
Atlanta, Georgien 303030
Kære Mr. Rozco:
Den 15. oktober 2007 bestilte jeg som svar på et specielt tv-tilbud en Tressel-brødrister fra dit firma. Produktet ankom i posten, tilsyneladende uskadet, den 22. oktober. Da jeg forsøgte at betjene Tressel-brødristeren samme aften, blev jeg imidlertid bedrøvet over at finde ud af, at det gjorde det ikke opfylder dit krav om at give "hurtig, sikker, professionel hårstyling." I stedet skadede det mig hårdt hår.
Efter at have fulgt instruktionerne om "at sætte brødristeren væk fra andre apparater på en tør tæller" i mit badeværelse, indsatte jeg stålkammen og ventede i 60 sekunder. Derefter fjernede jeg kammen fra brødristeren og løb den varme kam gennem mit hår, efter instruktionerne om en "Venusian Curl". Efter kun få sekunder lugte jeg imidlertid brændende hår, og derfor placerede jeg straks kammen tilbage i brødristeren. Da jeg gjorde dette, fløj gnister fra stikkontakten. Jeg rakte ud for at frakoble brødristeren, men jeg var for sent: En sikring var allerede sprængt ud. Et par minutter senere, efter udskiftning af sikringen, kiggede jeg i spejlet og så, at mit hår var sviddet adskillige steder.
Jeg returnerer Tressel-brødristeren (sammen med den uåbnede flaske Un-Do-shampoo), og jeg forventer en fuld refusion på $ 39,95 plus $ 5,90 for forsendelsesomkostninger. Derudover vedlægger jeg en kvittering for parykken, jeg har købt, og bliver nødt til at bære, indtil det beskadigede hår vokser ud. Send mig en check på $ 303,67 for at dække refusionen for Tressel-brødristeren og prisen på parykken.
Med venlig hilsen
Annie Jolly

Bemærk, hvordan forfatteren har leveret sin klage over fakta snarere end følelser. Brevet er fast og direkte, men også respektfuldt og høfligt.

Bed et medlem af din gruppe om at læse dit klagebrev højt og svare på det, som om han eller hun netop havde modtaget det i posten. Gør klagen lyd gyldig og værd at tage alvorligt? I så fald bede gruppemedlemmerne om at revidere, redigere og korrekturlæst brevet en sidste gang ved hjælp af følgende tjekliste som vejledning:

• Følger dit brev standardformatet vist i eksemplet ovenfor?
• Består dit brev af en introduktion, et stykke og en konklusion?
• Identificerer dit indledende afsnit klart, hvad du klager over?
• Forklarer dit kropsafsnit klart og specifikt arten af ​​klagen?
• Har du i kropsafsnittet givet læseren alle de nødvendige oplysninger, hvis han eller hun skal svare effektivt på din klage?
• Har du videregivet din klage roligt og tydeligt og stole på fakta snarere end følelser?
• Har du klart organiseret oplysningerne i dit kropsafsnit, så den ene sætning fører logisk til den næste?
• I din konklusion, har du klart angivet, hvilke handlinger / handlinger du vil have, at din læser skal tage?
• Har du korrekturlæst brevet omhyggeligt?