Når du vil bede en virksomhed om flere oplysninger om et produkt eller en tjeneste eller om andre oplysninger, skriver du en undersøgelsesbrev. Når de er skrevet af forbrugere, er disse typer breve ofte som svar på en reklame, der ses i en avis, magasin eller kommerciel på tv. De kan skrives og mailes eller e-mailes. I en forretnings-til-forretningsmiljø kan en virksomheds medarbejdere skrive forespørgsler for at stille de samme typer spørgsmål om produkter og tjenester. For eksempel kan en virksomhedsrepræsentant ønsker information om at købe produkter engros fra en distributør, eller en voksende lille virksomhed kan være nødt til at outsource sin bogholderi og lønningsliste og ønsker at kontrakt med en firma.
For yderligere typer forretningsbreve, kan du finde eksempler på forskellige typer forretningsbreve at forfine dine færdigheder til specifikke forretningsformål, såsom at stille forespørgsler, justering af krav, at skrive følgebrev med mere.
Papirbogstaver
Placer din eller din virksomheds adresse øverst på siden til professionelt udtrykte papirkopier brev (eller brug din virksomheds brevpapirpapir) efterfulgt af adressen på det firma, du er skriver til. Datoen kan enten placeres dobbelt i afstand (tryk retur / indtast to gange) eller til højre. Hvis du bruger en stil, der har datoen til højre, skal du indrykke dine afsnit og ikke lægge en afstand mellem dem. Hvis du holder alt i retning mod venstre, skal du ikke indrykke i afsnit og lægge et mellemrum mellem dem.
Efterlad en linje med plads, før du lukker, og fire til seks linjer plads, så du kan få plads til at underskrive brevet.
E-mail-forespørgsler
Hvis du bruger e-mail, er det lettere for læserens øjne at have afsnit med en linje mellemrum mellem dem, så skyl alt tilbage. E-mailen får automatisk datoen for, hvornår den blev sendt, så du behøver ikke at tilføje datoen, og du har kun brug for en linje med tom plads mellem din lukning og dit indtastede navn. Placer dine virksomheds kontaktoplysninger (f.eks. Din telefonudvidelse, så nogen nemt kan komme tilbage til dig) nederst efter dit navn.
Det er let at være for afslappet med e-mail. Hvis du vil fremstå som professionel for den virksomhed, du skriver til, skal du holde dig til regler og tone ved formel brevskrivning for de bedste resultater, og korrekturlæs dit brev, før du sender det ud. Det er så let at fjerne en e-mail, trykke på Send med det samme og derefter opdage en fejl ved genlæstning. Rettelse af fejl inden afsendelse for at få et bedre første indtryk.
Vigtigt sprog til et forretningsundersøgelsesbrev
- Starten: "Dear Sir or Madam" eller "To Who It May Bekymring" (meget formel, brugt, når du ikke kender den person, du skriver til). Hvis du allerede kender din kontaktperson, er det bedre end at være anonym.
- Med henvisning: "Med henvisning til din annonce (annonce) i ..." eller "Vedrørende din annonce (annonce) i ..." Giv virksomheden kontekst til, hvorfor du skriver, med det samme.
- Anmoder om katalog, brochure osv.: Efter henvisningen, tilføj et komma og fortsæt "kan du sende mig oplysninger om ..."
- Anmoder om yderligere information: Hvis du har mere, du søger, skal du tilføje "Jeg vil også gerne vide ..." eller "Kan du fortælle mig, om ..."
- Resumé af opfordring til handling: "Jeg ser frem til at høre fra dig ..." eller "Kan du venligst ringe til mig mellem kl. ..."
- Lukning: Brug "Med venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen" til at lukke.
- Underskrift: Tilføj din titel på linjen efter dit navn.
Et eksempel på papirkopi
Dit navn
Din gadeadresse
City, ST Zip
Virksomhedsnavn
Forretningsadresse
City, ST Zip
12. september 2017
Til hvem det måtte vedrøre:
Med henvisning til din annonce i gårsdagens New York Times, kan du sende mig en kopi af dit seneste katalog? Er det også tilgængeligt online?
Jeg ser frem til at høre fra dig.
Med venlig hilsen
(Underskrift)
Dit navn
Din jobtitel
Dit firmanavn