Hvis du bruger en computer i din slægtsforskning - og hvem der ikke gør det? - har du sandsynligvis en stor samling af digitale forskningsfiler. Digitale fotos, downloadede folketællingsposter eller testamenter, scannede dokumenter, e-mails... Hvis du er som mig, ender de dog spredt i forskellige mapper på din computer på trods af din bedste indsats. Dette kan virkelig komplicere sager, når du har brug for at finde et specifikt foto eller spore en e-mail.
Som med ethvert organisationsprojekt er der flere forskellige måder at organisere dine digitale slægtsfiler på. Begynd med at tænke på, hvordan du arbejder, og hvilke typer filer du samler i løbet af din slægtsforskning.
Sorter dine filer
Digitale slægtsfiler er lettere at organisere, hvis du først får dem sorteret efter type. Brug lidt tid på at søge på dine computerfiler efter alt, hvad der vedrører slægtsforskning.
- Se i mappen Mine dokumenter (eller dokumenter) og undermapper for tekstfiler, fotos, downloadede filer og andre slægtsdokumenter. Brug din filudforsker (f.eks. Windows Stifinder, Finder) til at søge efter dokumenter ved hjælp af nøgleord, såsom efternavne, posttyper osv. Et antal gratis filsøgeværktøjer er også tilgængelige, der tilbyder yderligere søgefunktioner.
- Kontroller Mine billeder eller anden mappe, hvor du gemmer dine fotos, for digitale eller scannede fotos eller dokumenter. Du kan også søge ved hjælp af almindelige billedfiludvidelser som .jpg, .png eller .tiff.
- Åbn dit slægtssoftwareprogram for at lære, hvor det gemmer dets relaterede filer. De kan være i den samme mappe som dit slægtssoftwareprogram (ofte under Programfiler). Dette kan omfatte din slægtssoftwarefil samt alle rapporter, du har oprettet, eller fotos eller dokumenter, du har importeret til dit softwareprogram.
- Hvis du har downloadet nogen filer, kan de være i en Downloads eller lignende navngivne mappe.
- Åbn dit e-mail-program og søg også efter slægtsrelaterede e-mails. Disse er ofte lettere at organisere, hvis du kopierer og indsætter dem i et tekstbehandlingsdokument eller din slægtssoftware.
Når du har fundet dine digitale slægtsfiler, har du et antal valg. Du kan vælge at forlade dem på deres originale placeringer og oprette en organisationslog for at holde styr på filerne, eller du kan kopiere eller flytte dem til et mere centralt sted.
Log dine digitale genealogifiler
Hvis du foretrækker at forlade dine filer på deres originale placeringer på din computer, eller hvis du bare er den superorganiserede type, kan en log muligvis være vejen at gå. Dette er en nem metode til vedligeholdelse, fordi du ikke behøver at bekymre dig om, hvor ting ender på din computer - du bare noterer det. En digital fillog hjælper med at forenkle processen med at lokalisere et bestemt fotografi, et digitaliseret dokument eller en anden genealogisk fil.
Brug tabelfunktionen i dit tekstbehandlingsprogram eller et regnearksprogram som Microsoft Excel til at oprette en log til dine slægtsfiler. Medtag kolonner for følgende:
- filnavn (inklusive dens udvidelse) og dato
- placering på din computer
- en kort beskrivelse af filen
- navnene på det eller de primære individ (er) eller geografisk område (r) i filen
- fysisk placering af originaldokumentet eller fotoet (hvis relevant).
Hvis du sikkerhedskopierer dine digitale filer til DVD, USB-drev eller andre digitale medier, skal du medtage navnet / nummeret på og det fysiske sted for det pågældende medie i filplaceringskolonnen.
Omorganiser filerne på din computer
Hvis en fillog er for hård for dig at holde op eller ikke opfylder alle dine behov, er en anden metode til at holde styr på dine digitale slægtsfiler fysisk at organisere dem på din computer. Hvis du ikke allerede har en, skal du oprette en mappe kaldet Slægtsforskning eller Familieforskning til at indeholde alle dine slægtsfiler. Jeg har min som en undermappe i min Dokumentmappe (også sikkerhedskopieret til min Dropbox-konto). Under mappen Genealogi kan du oprette undermapper til steder og efternavne, du undersøger. Hvis du bruger et bestemt fysisk arkiveringssystem, kan du måske følge den samme organisation på din computer. Hvis du har et stort antal filer under en bestemt mappe, kan du vælge at oprette et andet niveau af undermapper organiseret efter dato eller dokumenttype. For eksempel har jeg en mappe til min OWENS-undersøgelse. I denne mappe har jeg en undermappe til fotos og undermapper for hvert amt, hvor jeg undersøger denne familie. Inden i amtsmapperne har jeg undermapper til posttyper samt en hovedmappe "Forskning", hvor jeg vedligeholder mine forskningsnotater. Genealogiemappen på din computer er også et godt sted at opbevare en sikkerhedskopi af din slægtssoftware, selvom du også bør opbevare en ekstra sikkerhedskopi offline.
Ved at opbevare dine slægtsfiler på et centralt sted på din computer gør du det lettere at finde vigtig forskning hurtigt. Det forenkler også sikkerhedskopiering af dine slægtsfiler.
Brug software designet til organisation
Et alternativ til gør-det-selv-metoden er at bruge et program designet til at organisere computerfiler.
Clooz
Et organisationsprogram designet specifikt til slægtsforskere, Clooz faktureres som et "elektronisk arkivskab." Softwaren indeholder skabeloner til indtastning af information fra forskellige almindelige genealogiske dokumenter såsom folketællingsregistre, såvel som fotos, korrespondance og andre genealogiske optegnelser. Du kan importere og vedhæfte en digital kopi af det originale foto eller dokument til hver skabelon, hvis du ønsker det. Rapporter kan genereres for at vise alle dokumenter indeholdt i Clooz for en bestemt individuel eller posttype.
Fotoalbumsoftware
Hvis dine digitale fotos er spredt over din computer og på en samling DVD'er eller eksterne drev, en digital fotoorganisator som Adobe Photoshop Elements eller Google Photos kan komme til redde. Disse programmer scanner din harddisk og katalogiserer hvert foto der findes. Nogle har også muligheden for at katalogisere fotos, der findes på andre netværkscomputere eller eksterne drev. Organiseringen af disse billeder varierer fra program til program, men de fleste organiserer fotos efter dato. En "nøgleord" -funktion giver dig mulighed for at tilføje "tags" til dine fotos - såsom et specifikt efternavn, placering eller nøgleord - for at gøre dem lette at finde på ethvert tidspunkt. Mine gravstenfotos er for eksempel mærket med ordet "kirkegård" plus navnet på den bestemte kirkegård, placeringen af kirkegården og dennes efternavn. Dette giver mig fire forskellige måder at let finde det samme billede på.
En sidste metode til organisering af digitale filer er at importere dem alle til dit slægtsprogram. Fotos og digitaliserede dokumenter kan føjes til mange familietræprogrammer gennem en scrapbogfunktion. Nogle kan endda vedhæftes som kilder. E-mails og tekstfiler kan kopieres og indsættes i notefeltet for de personer, som de vedrører. Dette system er rart, hvis du har et lille slægtstræ, men kan blive lidt besværligt, hvis du har et stort antal dokumenter og fotos, der gælder for mere end en person.
Uanset hvilket organisationssystem du vælger til din computer-slægtsfiler, er tricket at bruge det konsekvent. Vælg et system, og hold dig fast ved det, så får du aldrig problemer med at finde et dokument igen. En sidste fordel til digital slægtsforskning - det hjælper med at eliminere noget af papirskibet!