Formålet med anerkendelsesbreve er at give bevis for, at du har modtaget specifikke dokumenter eller en bestemt type anmodning. Bekræftelsesbreve bruges ofte til alt, hvad der er involveret i en juridisk proces.
Elementerne i brevet
Som med enhver forretningsmæssig eller professionel korrespondance, skal du begynde dit brev med et par specifikke og forventede elementer:
- Dit navn, adresse og dato øverst til højre
- Navnet på den person, du adresserer brevet øverst til venstre på linjen under din adresse
- Firmanavn (hvis relevant)
- Virksomhedens eller den enkeltes adresse
- En emnelinje, der kort angiver formålet med brevet med fed skrift (f.eks. "Juridisk sag nr. 24")
- En åbningshilsen, såsom "Dear Mr. Smith"
Når du begynder med anerkendelsesbrevet, skal du starte med en kort sætning om, at dette faktisk er et anerkendelsesbrev. Nogle sætninger, du kan bruge, inkluderer:
- Jeg anerkender hermed modtagelsen af følgende dokumenter ...
- Jeg anerkender modtagelse af ...
- Vi vil sørge for, at den ansvarlige modtager disse materialer straks efter hjemkomsten til kontoret.
Resten af brevet skal omfatte brødteksten, hvor du i et eller to afsnit forklarer, hvad du specifikt anerkender. I slutningen af brevet kan du tilbyde din hjælp om nødvendigt, såsom: "Hvis jeg kan være til yderligere hjælp, tøv ikke med at kontakte mig. "Afslut brevet med en standardafslutning, såsom:" Med venlig hilsen Mr. Joe Smith, XX Firma."
Prøvebrev
Det kan være nyttigt at se en eksemplar på brevskabelonen. Du er velkommen til at kopiere formatet herunder til dit anerkendelsesbrev. Selvom det ikke udskrives som sådan i denne artikel, skal du være opmærksom på, at du generelt skal angive din adresse og datoen med at skylle korrekt.
Joseph Smith
Acme Trading Company
5555 S. Hovedgade
Overalt, Californien 90001
25. marts 2018
re:Retssag nr. 24
Kære ______:
Fordi Mr. Doug Jones er ude af kontoret i de næste to uger, anerkender jeg modtagelsen af dit brev af 20. marts 2018. Det vil blive bragt til hans opmærksomhed umiddelbart efter hans tilbagevenden.
Hvis jeg kan være til hjælp under Mr. Jones 'fravær, så tøv ikke med at ringe.
Venlig hilsen,
Joseph Smith
Skriv brevet under afslutningen "Med venlig hilsen" lige over dit navn.
Andre overvejelser
Bekræftelsesbrevet indeholder dokumentation for, at du har modtaget brevet, ordren eller klagen fra den anden part. Hvis sagen bliver en juridisk eller forretningsmæssig uenighed, viser dit bekræftelsesbrev bevis for, at du reagerede på anmodningen fra den anden part.
Hvis du ikke er bekendt med forretningsbrevstil, skal du tage dig tid til at lære det grundlæggende format til skrivning forretningsbreve, og gennemgå forskellige typer forretningsbreve. Dette vil hjælpe dig med at forfine dine færdigheder til specifikke forretningsformål såsom foretage forespørgsler, justering af kravog skrivning følgebrev.