Virksomhedens kreditkort Forklaring: Regnskabspolitikker

Virksomhedens kreditkortsektion i en regnskabspraksis er et afsnit, hvor du definerer, hvem der har firmakreditkort og ansvar for de afholdte gebyrer. Nedenfor er et eksempel på dette afsnit af procedurerne, som kan tilpasses din situation.

Medarbejdere kan få adgang til et firmakreditkort, hvor arten af ​​deres job kræver sådan brug. Firmakreditkort må kun bruges til forretningsudgifter og må ikke bruges til personlige udgifter. Eksempler på forretningsudgifter og fradrag kan omfatte hjemmekontorudgifter, autoudgifter, uddannelse og mere.

Det generelle formål med en erklæring om politik og procedure er at sikre, at firmakreditkort bruges til passende formål, og at der etableres tilstrækkelig kontrol til den daglige brug. En virksomheds kreditkortpolitik gælder for alle ansatte, der opretholder et kreditkort til virksomhedsbrug og deres ledere.

Ansvaret under en virksomheds kreditkortpolitik varierer afhængigt af personens rolle. For eksempel har enkeltpersoner et andet ansvar end driftsledere og vejledere.

• Personer holdingselskabets kreditkort er ansvarlige for:
  • Brug kun kortene til det tilsigtede formål
  • Bevare kvitteringer og give forklaringer på alle firmakreditkorttransaktioner
  • Få tilladelse til kreditkortfakturaer
• Driftsledere / vejledere er ansvarlige for:
  • Begrænsning af brug af firmakreditkort til de ansatte, der har brug for et kort til virksomhedsvirksomhed
  • Gennemgang og godkendelse af kreditkortfakturaer, der bruges af deres ansatte rettidigt for at undgå sene betalingsomkostninger
  • Identificering og anmodning om kredit- eller transaktionsniveau, der kræves for individuelle kort
• en regnskabsafdeling er ansvarlig for:
  • Sørg for, at alle kreditkorttransaktioner er korrekt godkendt
  • Behandler betalinger for kreditkortfakturaer rettidigt for at undgå sene betalingsomkostninger
  • Arrangering af kredit- eller transaktionsgrænser for individuelle kort

Der kan være nogle generelle vilkår inkluderet i en virksomheds kreditkortpolitik, som du skal være opmærksom på. Her er fire almindelige udtryk og sætninger:

• Generelt kreditkort: Et kreditkort, der kan bruges på flere virksomheder, f.eks VISUM, American Express eller MasterCard.
• Leverandørspecifikt kreditkort: Et kreditkort, der kun kan bruges med en bestemt leverandør, såsom et gasfirma eller et kontorforsyningsfirma.
• Kredit grænse: Det samlede beløb, der kan debiteres kreditkortet, før transaktioner afvises af kreditkortselskabet.
• Transaktionsniveaugrænse: Den samlede værdi af enhver individuel transaktion, der kan debiteres kortet, eller den type transaktion, der kan debiteres kortet. For eksempel vil nogle gasfirmaer give mulighed for "kun gas" -kort, der nægter kredit for andre diverse indkøb på tankstationen.

Medarbejdere, der bruger kreditkort til forretningsudgifter, skal følge proceduren, der leveres af virksomheden. Typisk er følgende regler angivet i en virksomhedspolitik:

• Kreditkort skal kun bruges til virksomhedens krav. Hvor leverandøren har kapacitet, vil kort eller transaktioner kodes til de enkelte medarbejdere for en større facilitet på faktureringstidspunktet.
• Medarbejdere skal beholde og indledende kvitteringer og notere formålet med udgiften på bagsiden af ​​hver kvittering.
• Brug af firmakreditkort til udgifter af personlig art af enhver art kan resultere i disciplinær handling indtil og med afskedigelse. Det kan resultere i, at udgifterne trækkes fra medarbejderens næste løncheck.

Sammen med følgende firmakreditkortprocedure skal medarbejderne også følge et sæt regler for fakturaer, tilladelser og betalinger. Mens hver virksomhed leverer deres egen unikke politik, er følgende et eksempel på, hvad du generelt kan forvente:

• Medarbejderen skal fremlægge de tilsvarende kvitteringer sammen med en udgiftsrapport (ofte kaldet en kredit) kortudgiftsrapport) til den relevante autoriserende vejleder eller leder inden for en uge efter, at der er foretaget bekostning. Fax eller scannede dokumenter kan accepteres, hvis medarbejderen er på rejse og ikke vender tilbage til kontoret for at overholde fristen på en uge, forudsat at de originale kvitteringer fremlægges ved tilbagevenden fra kl rejse.
• Gebyrer for varer, hvor kvitteringen er forkert placeret, skal forklares for den autoriserende person, der skal initialisere den specifikke debitering og angive ”kvittering mangler” ved siden af.
• Den autoriserende vejleder eller leder vil bekræfte, at afgifterne er berettigede og passende før du godkender fakturaen til betaling ved at bemærke “Okay to Pay” og underskrive kropsdelen faktura.
• Den godkendte faktura videresendes til den relevante regnskabsafdeling til betaling.
• Detregnskabsafdeling skal verificere godkendelsen og planlægge fakturaen til betaling i henhold til betingelserne i kreditkortaftalen og for at undgå unødvendige sene betalingsomkostninger.

Når de accepterer et firmakreditkort, underskriver og daterer medarbejdere typisk en erklæring om politik og procedureaftale efter at have gennemgået det. Aftalen indeholder typisk ovenstående oplysninger og kan anmode om dit kortnummer og udløbsdato på undertegnelsestidspunktet. Følgende er et eksempel på, hvad du finder i slutningen af ​​formularen:

Jeg har læst og forstået [firmanavn] Erklæring om politik og procedure for at have et Corporate General Credit Card. Ved denne formular giver jeg tilladelse til [firmanavn] at tilbageholde (trække) fra min personlige løncheck, uautoriserede udgifter og ikke-rapporterede udgifter afholdt af mig ved hjælp af mit Generelle kreditkort.