Et krav letteris a overbevisendebrev sendt af en kunde til en virksomhed eller agentur for at identificere et problem med et produkt eller en tjeneste og kan også kaldes et klagebrev.
Typisk åbnes (og undertiden lukkes et krav) med en anmodning om justeringer, f.eks. En refusion, udskiftning eller betaling for skader, selvom et hjerteligt åbningsafsnit om transaktionen eller produktet kan være foretrukket.
Som en metode til virksomhedsskrivning, sendes kravbrev som en juridisk bindende form for kommunikation, der kan tjene som bevis, hvis et krav indbringes for retten. I de fleste tilfælde kræves der ikke retsoptræden, fordi virksomhedsmodtageren typisk udarbejder et svar i form af en justeringsbrev, der afvikler kravet.
Hovedelementer i et kravbrev
De fleste forretningsfolk og forskere er enige om, at et grundlæggende kravbrev skal indeholde fire centrale elementer: en klar forklaring af klagen, en forklaring på hvilken strid dette har forårsaget eller de tab, der er lidt på grund af det, en appel til ærlighed og retfærdighed og en erklæring om, hvad du ville betragte som en retfærdig tilpasning i Vend tilbage.
Nøjagtighed i forklaringen er afgørende for, at kravet afvikles hurtigt og effektivt, så en forfatterforfatter skal give så mange detaljer om manglen på en produkt eller fejlen i den modtagne service, inklusive dato og tid, beløbet er omkostninger og kvittering eller ordrenummer og enhver anden detalje, der hjælper med at definere nøjagtigt, hvad der gik forkert.
Ulejligheden, denne fejl har forårsaget, og en appel til læsernes menneskehed og medfølelse er lige så vigtige for at få det, som forfatteren vil have ud af kravet. Dette giver læseren motivation til at handle på forfatterens anmodning med det samme for at rette op på situationen og bevare kunden som klient.
Som R.C. Krishna Mohan skriver i "Forretningskorrespondance og rapportskrivning" det for at "sikre en hurtig og tilfredsstillende svar, skrives et kravbrev normalt til lederen af enheden eller den afdeling, der er ansvarlig for instituttet fejl."
Tip til et effektivt brev
Tonen i brevet skal holdes på mindst et forretningsmæssigt afslappet niveau, hvis ikke forretningsformelt, for at opretholde en professionalisme i anmodningen. Endvidere bør forfatteren bøde klagen med den antagelse, at anmodningen vil blive imødekommet efter modtagelse.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar og David A. Thomas skriver i "Sådan skriver du førsteklasses forretningskorrespondance", at du skal "fremsætte dit krav nøjagtigt og taktfast," og at det er bedst at "undgå trusler, beskyldninger eller tilslørede tip om, hvad du vil gøre, hvis sagen ikke løses omgående."
Venlighed går langt i kundeservicesverdenen, så det er bedre at appellere til modtagerens menneskelighed ved med angivelse af, hvordan problemet har påvirket dig personligt i stedet for at true med at boykotte virksomheden eller baktale det navn. Ulykker sker, og der begås fejl - der er ingen grund til at være ucivil.