Organisering af dine slægtsfiler

Bunker med kopier af gamle poster, udskrifter fra slægtsforskningswebsteder, og breve fra andre genealogiske forskere sidder i bunker på skrivebordet, i kasser og endda på gulvet. Nogle er endda blandet med regninger og dine børns skoleaviser. Dine papirer er måske ikke helt uorganiserede - hvis du bliver bedt om noget specifikt, kan du sandsynligvis finde det, men det er bestemt ikke et arkiveringssystem, som du vil beskrive som effektivt.

Tro det eller ej, løsningen er så enkel som at finde et organisationssystem, der passer til dine behov og forskningsvaner og derefter få det til at fungere. Det er måske ikke så enkelt, som det lyder, men det er gennemførligt og vil i sidste ende hjælpe med at forhindre dig i at dreje dine hjul og duplikere forskning.

Spørg en gruppe af slægtsforskere, hvordan de organiserer deres filer, og du får sandsynligvis lige så mange forskellige svar som slægtsforskere. Der er en række populære genealogiske organisationssystemer, herunder bindemidler, notesbøger, filer osv., Men der er virkelig ikke et individuelt system, der er "bedst" ​​eller "korrekt." Vi tænker og opfører os alle anderledes, så i sidste ende er den vigtigste overvejelse ved opsætning af dit arkiveringssystem, at det skal passe til din personlige stil. Det bedste organisationssystem er altid det, du vil bruge.

Efterhånden som dit slægtsforskningsprojekt skrider frem, vil du opdage, at du har adskillige papirdokumenter, der kan arkiveres for hver enkelt person, du undersøger - fødselsregistre, folketællingsregister, avisartikler, testamenter, korrespondance med medforskere, udskrifter på webstedet osv. Kunsten er at udvikle et arkiveringssystem, der gør det muligt let at lægge fingrene på et af disse dokumenter til enhver tid.

Almindeligt anvendte genealogiske arkiveringssystemer inkluderer:

• Efter efternavn: Alle papirer til et individuelt efternavn arkiveres samlet.
• Efter par eller familie: Alle papirer relateret til en mand og kone eller familieenhed arkiveres samlet.
• Efter familie linje: Alle papirer relateret til en bestemt familie linje arkiveres samlet. Mange slægtsforskere begynder med at begynde med fire sådanne stamlinjer - en for hver af deres bedsteforældre.
• Efter begivenhed: Alle papirer relateret til en bestemt begivenhedstype (dvs. fødsel, ægteskab, folketællingosv.) arkiveres samlet.

Fra og med et af de fire systemer, der er nævnt ovenfor, kan du derefter organisere dine papirer videre i følgende kategorier:

• Efter placering: Papir grupperes først efter et af de fire ovennævnte arkivsystemer til slægtsforskning, og derefter yderligere opdelt efter land, stat, amt eller by for at afspejle din forfædres migration. Hvis du f.eks. Valgte efternavnsmetoden, grupperer du først alle CRISP-forfædre sammen og så brækk bunkerne yderligere ned i England CRISPs, North Carolina CRISPs og Tennessee Chips.
• Efter posttype: Papir grupperes først af et af de fire ovennævnte genealogiske arkiveringssystemer og derefter yderligere opdelt efter posttype (dvs. fødselsregister, folketællingsregistre, testamenter, etc.).

Det første trin til at starte et organisationssystem er at beslutte den grundlæggende fysiske form for din arkivering (bunker tæller ikke!) - arkivmapper, notesbøger, bindemidler eller computerskiver.

• Arkiveringsmappe og arkivmapper: Filmapper, sandsynligvis det mest populære organisatoriske værktøj til slægtsforskere, er billige, meget bærbare og holder nemt papirer i forskellige former og størrelser. Når de slettes, kan mapper dog blive ret rod - med papirer, der er kastet ude af drift, og muligvis forkert placeret. Filmapper gør det nemt at konsultere dokumenter, men du skal være omhyggelig med at sikre, at papiret sættes tilbage, hvor det kom fra. Når du først har genereret en masse papir, er filmappesystemet imidlertid det mest fleksible og udvidelige.
• Bindemidler: Hvis du er en, der virkelig kan lide at holde tingene sammen ét sted, kan det være en god mulighed for at organisere dine trykte slægtsdata i bindemidler. Denne metode standardiserer dine slægtsregistre i et papirformat med almindelig størrelse. Dokumenter, som du ikke vil have tre-hullers stempel, kan tilføjes i polypropylen-ærmer. Bindemidler er bærbare og kræver ikke arkiveringsskab, men hvis du laver en masse slægtsforskning, kan du opleve, at bindemidler til sidst bliver for besværlige på egen hånd.
• Computerdiske, cd'er og dvd'er:transskribere eller at scanne genealogiske dokumenter til computeren kan spare en hel del plads, og computerstyrede organisationssystemer kan i høj grad fremskynde kedelige opgaver såsom sortering og krydshenvisning. Cd-rom-kvalitet er også meget forbedret, angiveligt vedvarende på ubestemt tid under passende opbevaringsbetingelser. Men vil dine efterkommere 100 år eller mere fra nu have en computer, der kan læse dem? Hvis du vælger at bruge din computer som dit primære organisationssystem, skal du også overveje at oprette og bevare kopier eller udskrifter af vigtige dokumenter.

Når du er kommet i gang med at organisere din slægtsforskydning, finder du sandsynligvis, at en kombination af opbevaringsmetoder fungerer bedst. Nogle mennesker bruger f.eks. Bindemidler til at organisere "dokumenterede" familie- og arkivmapper til diverse undersøgelser af uprøvede forbindelser, nabolags- eller lokalitetsundersøgelser og korrespondance. Det er vigtigt at huske, at organisation er og altid vil være et igangværende arbejde.

For at konfigurere og bruge filmapper til at organisere dine slægtsregister skal du bruge følgende grundlæggende forsyninger:

1. Et arkivskab eller arkivboks med låg. Kasserne skal være stærke, fortrinsvis plastiske, med vandrette indre rygger eller riller til hængefiler i bogstavstørrelse.
2. Farvede, hængende filmapper i brevstørrelse i blå, grøn, rød og gul. Se efter dem med store faner. Du kan også spare lidt penge her ved at købe standardgrønne hængende filmapper i stedet og bruge farvede etiketter til farvekodningen.
3. Manila-mapper. Disse skal have lidt mindre faner end de hængende filmapper og skal have forstærkede toppe til at vare ved kraftig brug.
4. penne. For de bedste resultater skal du bruge en pen med et ultra fint punkt, filtspids og sort, permanent, syrefri blæk.
5. highlighters. Køb markører i lyseblå, lysegrøn, gul og lyserød (brug ikke rød, fordi det er for mørkt). Farvede blyanter fungerer også.
6. Etiketter til filmapper. Disse etiketter skal have blå, grønne, røde og gule strimler langs toppen og permanent klæbemiddel på bagsiden.

Når du har samlet dine forsyninger, er det tid til at komme i gang med filmapperne. Brug forskellige farvede filmapper til afstamningerne for hver af dine fire bedsteforældre - med andre ord, alle mapper oprettet til forfædrene til en bedsteforælder markeres med den samme farve. De farver, du vælger, er op til dig, men følgende farvevalg er de mest almindelige:

• BLÅ - forfædre til din farfar (fars far)
• GRØNN - forfædre til din far bedstemor (fars mor)
• RØD - forfædre til din mors bedstefar (mors far)
• GUL - forfædre til din mors bedstemor (mors mor)

Brug farverne som skitseret ovenfor, og opret en separat mappe til hvert efternavn, skriv navne på den hængende arkfiltindsats med den sorte permanente markør (eller udskriver indsæt på din printer). Hæng derefter filerne i alfabetisk rækkefølge i din filboks eller skab efter farve (dvs. læg blues alfabetisk i en gruppe, greenerne i en anden gruppe osv.).

Hvis du er ny med slægtsforskning, kan dette muligvis være alt hvad du skal gøre. Hvis du har samlet en masse noter og fotokopier, er det imidlertid tid til at opdele. Her skal du vælge, hvordan du vil organisere dine filer. De to mest populære metoder som diskuteret på side 1 i denne artikel er:

1. ved Efternavn (yderligere opdelt efter behov af lokalitet og / eller posttype)
2. ved Par eller familie gruppe

De grundlæggende arkiveringsinstruktioner er de samme for hver, forskellen er primært i, hvordan de er organiseret. Hvis du endnu ikke er sikker på, hvilken metode der fungerer bedst for dig, kan du prøve at bruge efternavnsmetoden til et efternavn og familiegruppemetoden for en eller to familier. Se hvilken der passer bedst til dig, eller udvikl din egen kombination af de to.

Opret et familiegruppeark for hvert gift par, der er anført på dit stamtavelskema. Opsæt derefter manila-mapper til hver af familierne ved at sætte en farvet etiket på fanen filmappe. Match etiketfarven til farven på den relevante familielinie. Skriv hver par etiketter på hver etiket (ved hjælp af pigenavn til hustruen) og numrene fra dit stamtavelskema (de fleste stamtavle diagrammer bruger ahnentafel nummereringssystem). Eksempel: James OWENS og Mary CRISP, 4/5. Placer derefter disse manila-familiemapper i de hængende mapper for det passende efternavn og farve, arrangeret i alfabetisk rækkefølge efter mands fornavn eller i numerisk rækkefølge efter numrene fra din stamtavle diagram.

Foran hver manila-mappe skal du vedhæfte familiegruppeposten for familien til at fungere som en indholdsfortegnelse. Hvis der var mere end et ægteskab, lav en separat mappe med en familiegruppepost for hinanden ægteskab. Hver familiemappe skal indeholde alle dokumenter og notater fra tidspunktet for et par ægteskab. Dokumenter, der vedrører begivenheder forud for deres ægteskab, skal arkiveres i deres forældres mapper, såsom fødselsattester og familieopgørelsesregistre.

Sorter først dine filer efter efternavn, og opret derefter manila-mapper til hver af de posttyper, som der er tale om du har papirarbejde ved at sætte en farvet etiket på fanen filmappe, så den matcher etiketfarven til efternavn. Skriv navnet på efternavnet på hver etiket efterfulgt af posttypen. Eksempel: CRISP: Census, CRISP: Land Records. Placer derefter disse manila-familiemapper i de hængende mapper for det passende efternavn og farve, arrangeret i alfabetisk rækkefølge efter posttypen.

Foran hver manila-mappe skal du oprette og vedhæfte en indholdsfortegnelse, der indekserer mappens indhold. Tilføj derefter alle dokumenter og noter, der svarer til efternavnet og posttypen.