Modtagerens vigtige rolle i klar kommunikation

I kommunikationsproces, "modtageren" er lytteren, læseren eller observatøren - det vil sige den person (eller gruppen af ​​individer), som en besked er rettet mod. Modtageren kaldes også "publikum"eller dekoder.

Den person, der indleder en meddelelse i kommunikationsprocessen kaldes "afsender. "Kort sagt, en" effektiv "meddelelse er en meddelelse, der modtages på den måde, som afsenderen havde til hensigt. Der kan opstå problemer i begge ender, der forhindrer, at den påtænkte meddelelse kommer igennem til modtageren.

For eksempel spørger Paige Bill et spørgsmål mundtligt. Beskeden rejser gennem luften, "kanalen" til Bills ører. Han svarer. Paige er afsenderen, spørgsmålet er beskeden, og Bill er modtageren og giver Paige feedback ved at besvare spørgsmålet.

Der findes adskillige områder og måder, hvor problemer kan opstå selv i denne korte udveksling. Hvis Paige hvisker, hører Bill muligvis ikke det. Måske hører han kun en del af det og svarer på et spørgsmål, der faktisk ikke blev stillet, og så Paige er forvirret. Der er måske baggrundsstøj, eller spørgsmålet er ikke klart. Hvis Bill bliver distraheret af noget og ikke er opmærksom, kan han gå glip af nogle af ordene og svar uhensigtsmæssigt - eller han går måske glip af spørgsmålet, så udvekslingen skal begynde igen. Hvis han ikke ser på Paige, når hun stiller spørgsmålet, ville han gå glip af ethvert kropssprog, der giver subtekst til spørgsmålet.

Hvis Paige sender en e-mail eller tekstmeddelelse til Bill, kan der opstå problemer, fordi Bill ikke har Paiges kropssprog eller tonetone til at fortolke, hvilket kan tilføje oplysninger til meddelelsen. Autokorrektur kan have indsat fejl i teksten, eller et manglende spørgsmålstegn kan få et spørgsmål til at virke som en sætning.

Dette er alle hindringer for effektiv kommunikation. Graden af ​​effektivitet bestemmes af, hvor meget af meddelelsen der forstås af modtageren.

I bogen "Erhvervskommunikation" forfattere Carol M. Lehman og Debbie D. DuFrene lagde det på denne måde:

"Modtagerens opgave er at fortolke afsenderens meddelelse, både verbal og ikke-verbal, med så lidt forvrængning som muligt. Processen med at fortolke meddelelsen kaldes afkodning. Fordi ord og ikke-verbale signaler har forskellige betydninger for forskellige mennesker, utallige problemer kan opstå på dette tidspunkt i kommunikationsprocessen:

"Afsenderen koder utilstrækkelig den originale meddelelse med ord, der ikke findes i modtagerens ordforråd; tvetydige, ikke-specifikke ideer; eller ikke-verbale signaler, der distraherer modtageren eller modsiger den verbale meddelelse.

• Modtageren er skræmmet af afsenderens position eller autoritet, hvilket resulterer i en spænding, der forhindrer effektiv koncentration på beskeden og undladelse af at bede om nødvendig afklaring.
• Modtageren vurderer emnet som for kedeligt eller vanskeligt at forstå og forsøger ikke at forstå budskabet.
• Modtageren er nærbevidst og ikke modtagelig for nye og forskellige ideer.

"Med det uendelige antal sammenbrud, der er muligt på hvert trin i kommunikationsprocessen, er det virkelig et mirakel, at effektiv kommunikation nogensinde finder sted."

Selv miljøet eller modtagerens følelsesmæssige tilstand kan påvirke afkodningen af ​​beskeden, for eksempel distraktioner i værelse, ubehag fra modtagerens side, eller stress eller angst, der gør det muligt for modtageren at indsætte undertekst, som afsenderen ikke gjorde hensigt. Kendskab til sociale eller kulturelle sammenhænge kan hindre modtageren i at hente signaler eller svare passende. Relationelle sammenhænge kan også farve en meddelelse, da beskeder fra nære venner kunne modtages anderledes end en meddelelse fra en arbejdsleder.

Når det ikke er klart for afsenderen, at der er opstået forståelse fra modtagerens side, fortsætter kommunikationen f.eks. Gennem opfølgning spørgsmål fra begge parter, yderligere diskussion eller afsenderen med eksempler, omformulering af informationen eller andre former for afklaring for at få afsender og modtager på den samme såkaldte "bølgelængde." I en præsentation kan afsenderen muligvis vise diagrammer eller billeder for at gøre et punkt mere tydeligt for publikum eller læser.

Jo flere signaler og kanaler, som modtageren har og er åben for at modtage, er ofte bedre; for eksempel kan det være let at misforstå tone eller undertekst i en e-mail eller tekstmeddelelse, mens den samme beskeden kommer klart igennem, hvis modtageren hører personens stemme eller taler med dem ansigt til ansigt.

I bogen "Planlægning, implementering og evaluering af målrettede kommunikationsprogrammer" forfattere Gary W. Selnow og William D. Crano bemærker, at kropssprog og tone ikke kun er kommunikation på afsenderens side: "Feedback i den mellempersonlige indstilling giver en løbende konto for en modtagers modtagelse af en meddelelse. Åbenbare signaler som direkte spørgsmål Vis, hvor godt en modtager behandler informationen. Men subtile indikatorer kan også give information. F.eks. Giver en modtagers gab, stilhed, når der forventes kommentarer, eller udtryk for kedsomhed antydet, at selektive eksponeringsporte kan være i drift. "

En modtager kan også have tone og undertekst i den feedback, der gives til afsenderen, såsom at svare med sarkasme eller vrede, som kan gå glip af, hvis feedbacken kun er tekst, men sandsynligvis ikke ville gå glip af, hvis parterne enten kan se eller høre hinanden eller begge.