Korrekt formelt brev fra introduktion til konklusion

Formelle engelske bogstaver erstattes hurtigt af e-mail. Imidlertid kan den formelle brevstruktur, du lærer, stadig anvendes på forretningsemails og andet formelle e-mails. Følg disse strukturtips for at skrive effektive formelle forretningsbreve og e-mails.

Første afsnit: Første afsnit i formel breve bør indeholde en introduktion til formålet med brevet. Det er almindeligt at først takke nogen eller præsentere sig selv.

Kære Mr. Anders,

Tak for at du tog dig tid til at mødes med mig i sidste uge. Jeg vil gerne følge op på vores samtale og have et par spørgsmål til dig.

Afsnit om krop: Det andet og følgende afsnit skal indeholde de vigtigste oplysninger i brevet og bygge videre på hovedformålet i indledende første afsnit.

Vores projekt går fremad som planlagt. Vi vil gerne udvikle et træningsprogram for personale på de nye lokationer. Med henblik herpå har vi besluttet at leje plads i det lokale forretningsudstillingscenter. Nyt personale trænes af vores eksperter inden for personale i tre dage. På denne måde kan vi imødekomme efterspørgsel fra den første dag.

Sidste afsnit: Det sidste afsnit skal kort opsummeres formålet med det formelle brev og afsluttes med en vis opfordring til handling.

Tak for din overvejelse af mine forslag. Jeg ser frem til en mulighed for at diskutere denne sag yderligere.

Åben med et udtryk for formel adresse, såsom:

Kære hr. Fru (fru, frøken) - hvis du kender navnet på den person, du skriver til. Brug Kære hr. / frue hvis du ikke kender navnet på den person, du skriver til, eller Til hvem det måtte vedrøre

Brug altid Frk for kvinder, medmindre du specifikt bliver bedt om at bruge fru eller Gå glip af.

Angiv først en grund til at skrive. Hvis du begynder at korrespondere med nogen om noget eller beder om information, skal du begynde med at give en grund til at skrive:

• Jeg skriver for at informere dig om ...
• Jeg skriver for at spørge / spørge om ...
• Jeg skriver for at spørge om information til små virksomheder.
• Jeg skriver for at informere dig om, at vi endnu ikke har modtaget betaling for ...

Ofte skrives der formelle breve for at udtrykke tak. Dette gælder især, når du skriver som svar på en forespørgsel af en eller anden art, eller når du skriver til udtrykke påskønnelse for en jobsamtale, en reference eller anden professionel assistance, du har modtaget.

Her er nogle nyttige sætninger af taknemmelighed:

• Tak for dit brev af (dato) forespørgsel om ...
• Vi vil gerne takke dig for dit brev af (dato), der beder om / anmoder om oplysninger om ...
• Som svar på dit brev (dato) vil vi gerne takke dig for din interesse i ...

Eksempler:

• Jeg vil gerne takke dig for dit brev af 22. januar med anmodning om oplysninger om vores nye græsslåmaskine.
• Som svar på dit brev af 23. oktober 1997 vil vi gerne takke dig for din interesse i vores nye produktserie.

Brug følgende sætninger, når du beder om hjælp:

• Jeg ville være taknemmelig, hvis du kunne + verb
• Har du noget imod + verb + ing
• Ville det være for meget at bede om, at ...

Eksempler:

• Jeg ville være taknemmelig, hvis du kunne sende mig en brochure.
• Vil du huske at ringe til mig i løbet af den næste uge?
• Ville det være for meget at bede om, at vores betaling udsættes i to uger?

Følgende sætninger bruges til at tilbyde hjælp:

• Jeg ville være glad for at + verb
• Vi ville være glade for at + verb

Eksempler:

• Jeg vil med glæde svare på alle de spørgsmål, du har.
• Vi vil med glæde hjælpe dig med at finde et nyt sted.

I nogle formelle breve skal du medtage dokumenter eller anden information. Brug følgende sætninger til at henlede opmærksomheden på de vedlagte dokumenter, du måtte have medtaget.

• Vedlagt find + navneord
• Vedlagt finder du... + substantiv
• Vi lukker... + substantiv

Eksempler:

• Vedlagt finder du en kopi af vores brochure.
• Vedlagt finder du en kopi af vores brochure.
• Vi vedlægger en brochure.

Bemærk: Hvis du skriver en formel e-mail, skal du bruge fasen: Vedhæftet find / Vedhæftet finder du.

Afslut altid et formelt brev med et eller andet opfordring til handling eller henvisning til det fremtidige resultat, du ønsker. Nogle af indstillingerne inkluderer:

Henvisning til et kommende møde:

• Jeg ser frem til at møde / se dig
• Jeg ser frem til at møde dig i næste uge.

Et tilbud om yderligere hjælp

• Tøv ikke med at kontakte mig, hvis du har spørgsmål i denne sag.
• Hvis du har brug for yderligere hjælp, så kontakt mig.

Skriv brevet med en af ​​følgende sætninger:

• Med venlig hilsen
• Venlig hilsen,

Mindre formelt

• Bedste ønsker.
• Med venlig hilsen.

Sørg for at underskrive dit brev manuelt efterfulgt af dit indtastede navn.

Formelle bogstaver skrevet i blokformat placerer alt på venstre side af siden. Placer din adresse eller din virksomheds adresse øverst på brevet til venstre (eller brug din virksomheds brevhoved) efterfulgt af adressen på den person og / eller det firma, du skriver til, alle placeret på venstre side af siden. Tryk på tasten returner et antal gange og brug datoen.

I formelle breve skrevet i standardformat skal du placere din adresse eller din virksomheds adresse øverst på brevet til højre. Placer adressen på den person og / eller det firma, du skriver, til venstre på siden. Placer datoen på højre side af siden i overensstemmelse med din adresse.