Slægtskabskorrespondance: Anmod om oplysninger pr. Mail

Du kan ikke finde oplysningerne på Internettet og har ikke tid eller penge til at besøge retsbygningen. Intet problem! Brug af posttjenesten til at anmode om dokumenter, poster og andre oplysninger om din familie kan spare timer på din tid. nekrologer fra biblioteket, fødselsattester fra vitale poster kontor, testamenter fra retsbygningen, og ægteskaber fra kirken er blot nogle af de mange poster, der er tilgængelige via mail.

Kunsten at hente information pr. Mail er at blive fortrolig med arkiver og opbevarings arkiver og politikker i det område, hvor dine forfædre boede. Spørgsmål, som du skal stille, før du anmoder om kopier pr. Mail, inkluderer:

• Kan fotokopier af dokumenter sendes pr. Mail?
• Hvilke poster er tilgængelige? I hvilke tidsperioder?
• Er posterne indekseret?
• Kan indekser for et bestemt efternavn opnås via mail?
• Hvad er omkostningerne ved at få kopier?
• Er der et ekstra gebyr for at anmode om kopier pr. Mail ved besøg personligt?
• Hvilke betalingsformer accepteres?
instagram viewer
• Kan anmodninger faxes eller e-mailes?
• Er der behov for en fuldstændig citation (nøjagtigt navn, dato osv.), Eller kan der foretages søgninger?
• Hvad er den gennemsnitlige behandlingstid for slægtsforespørgsler?

For at gøre det lettere at anmode om slægtsregistre pr. Post hjælper det først at få adgang til alle offentliggjorte indekser. Indekser gør det nemt at finde dit efternavn, se efter andre mulige slægtninge, der bor i området og udforske mulige stavevarianter. De giver dig også mulighed for let at anmode om specifikke dokumenter med en angivelse af lydstyrke og side- eller certifikatnummer. Mange faciliteter har ikke ressourcerne til slægtsforskning, men de fleste leverer gerne kopier af dokumenter, når de leveres med den specifikke kildeinformation opnået gennem indekset.

Mange landgange, vitale poster, indvandringsregistre og testamenter er indekseret og kan fås på mikrofilm gennem din lokale Familiehistorisk center eller online igennem FamilySearch. Du kan også skrive direkte til anlægget (f.eks. Et gerningskontor) og anmode om kopier af indekser for et specifikt efternavn eller tidsramme. Ikke alle opbevaringssteder vil dog levere denne service.

Medmindre du kun planlægger at sende en enkelt anmodning, er det nyttigt at bruge en formular, kaldet en korrespondance-log, til hjælpe dig med at holde øje med de anmodninger, du sender, de svar, du modtager, og de oplysninger, du har opnået. Brug korrespondance-loggen til at registrere datoen for din anmodning, navnet på den person eller arkiver, som du svarer til, og de anmodede oplysninger. Når du modtager et svar, skal du notere datoen og de modtagne oplysninger.

Når du anmoder om oplysninger og dokumenter pr. Post, skal du holde dine anmodninger korte og til det punkt. Forsøg ikke at bede om mere end en eller to poster pr. Transaktion, medmindre du på forhånd har kontrolleret den person, der håndterer din anmodning. Nogle faciliteter kræver, at hver enkelt anmodning håndteres i en separat transaktion, mens andre med glæde kopierer to dusin dokumenter til dig. Inkluder betaling, hvis det er påkrævet, sammen med dit brev. Hvis betaling ikke kræves, er det altid rart at tilbyde en donation. Biblioteker, slægtssamfund og kirker sætter især pris på denne gestus. Nogle lagre kan muligvis sende dig en regning efter at have modtaget din første anmodning, baseret på det faktiske antal fotokopier, der kræves af de dokumenter, du har anmodet om. I de fleste tilfælde skal du derefter sende betaling inden du modtager kopierne.

For de bedste chancer for at tilskynde til et vellykket svar på dine anmodninger:

• Hold dit brev kort og enkelt. Angiv, hvilke oplysninger du har brug for, og inkluder kun de baggrundsoplysninger, der kan hjælpe nogen med at finde svaret på din anmodning.
• Medtag stavemåder for alternative navn, kaldenavne osv under hvilke eventuelle poster kan findes.
• Inkluder altid en selv-adresseret, stemplet konvolut (SASE)
• Medtag dit navn og adresse på brevet såvel som SASE
• Medtag din e-mail-adresse og telefonnummer med dit brev. Dette gør det muligt for den person, der håndterer din anmodning, at kontakte dig hurtigt, hvis de har spørgsmål.
• Vær høflig og høflig. "Vær venlig" og "tak" går langt.
• Korrekturlæs dit brev til grammatik og stavemåde, og sørg for, at din anmodning er let at forstå, og at du har inkluderet nøjagtige navne, datoer og steder.
• Opbevar en kopi af dit brev, i det mindste indtil du modtager et svar, og noter det i din korrespondance log.

Meget af din slægtsforskning kan udføres med post, så længe du laver dit hjemmearbejde, er høfligt og hensynsfullt i al din korrespondance og holder god oversigt over dine resultater. God jagt!