Trin til et vellykket familiesammenføring

Med lidt kreativitet og forhåndsplanlægning kan du organisere og planlægge en mindeværdig familiesammenføring, som alle vil tale om i årevis.

Det kan virke indlysende, men det første skridt for enhver familiesammenføring er at beslutte, hvem der er familie. Hvilken side af familien inviterer du? Ønsker du kun at medtage nære slægtninge eller alle efterkommere af oldefar Jones (eller en anden almindelig) forfader)? Inviterer du kun direkte slægtninge (forældre, bedsteforældre, bedebørn), eller planlægger du at medtage kusiner, anden kusiner eller tredje kusine to gange fjernet? Husk bare, hvert skridt tilbage på stamtræ tilføjer et ton nye potentielle deltagere. Kend dine grænser.

Start med at samle en liste over familiemedlemmer, inklusive ægtefæller, partnere og børn. Kom i kontakt med mindst en person fra hver gren af ​​familien for at hjælpe dig med at spore kontaktoplysninger for hver person på din liste. Sørg for at samle e-mail-adresser til dem, der har dem - det hjælper virkelig med opdateringer og korrespondance i sidste øjeblik.

Hvis du planlægger at medtage en masse mennesker i din familiesammenføring, kan du overveje at sende en undersøgelse (med post og / eller e-mail) for at fortælle folk, at en genforening er i værkerne. Dette vil hjælpe dig med at måle interesse og præferencer og bede om hjælp til planlægningen. Medtag mulige datoer, foreslået genforeningstype og en generel placering (drøftelse af mulige omkostninger tidligt kan afskrække et positivt svar), og spørg høfligt om rettidigt svar på dine spørgsmål. Tilføj navnene på interesserede slægtninge, der returnerer undersøgelsen til din genforeningsliste for fremtidige udsendelser, og / eller hold dem ajour om genforeningsplaner via et familiesammenføringswebsted.

Medmindre dette er en sammenkomst af fem søstre i tante Maggie's hus, er et gensynsudvalg næsten vigtigt for at planlægge et glat, vellykket familiesammenføring. Læg nogen ansvarlig for hvert vigtigt aspekt af genforeningen - placering, sociale begivenheder, budget, mailinger, journalføring osv. Hvorfor laver alt arbejde selv, hvis du ikke behøver det?

Det er ikke meget af en genforening, hvis ingen kan deltage. Uanset om du planlægger din familiesammenføring for at falde sammen med en familie milepæl eller en speciel dag, sommerferie eller en ferie, hjælper det med at afstemme familiemedlemmer for at undgå tid og dato konflikter. Da familiesammenføringer kan omfatte alt fra en eftermiddagsgrill til en stor affære, der varer tre eller flere dage, skal du også bestemme, hvor længe du planlægger at komme sammen. En god tommelfingerregel - jo længere folk skal rejse for at nå genforeningens placering, jo længere skal genforeningen vare. Vigtigst af alt, skal du huske, at du ikke kan rumme alle. Vælg din / de sidste dato (r) baseret på hvad der er bedst for de fleste deltagere.

Sigt efter en familiegjenforening placering det er mest tilgængeligt og overkommeligt for de fleste mennesker, du vil deltage i. Hvis familiemedlemmer er samlet i et område, skal du vælge en genforeningsplacering, der er i nærheden. Hvis alle er spredt, skal du vælge et centralt sted for at hjælpe med at skære ned på rejseudgifter for langt slægtede slægtninge.

Dette bestemmer omfanget af mad, dekorationer, indkvartering og aktiviteter til din familiesammenføring. Du kan vælge at få familier til at betale for deres egen overnatning, medbringe en overdækket skål osv., Men medmindre du har det en anden indkomstkilde, skal du også indstille et registreringsgebyr pr. familie for at hjælpe med udsmykning, aktivitet og placering omkostninger.

Når du har valgt en placering og indstillet en dato, er det tid til at vælge et sted til genforeningen. "At rejse hjem" er et stort træk ved familiesammenføringer, så du vil måske overveje den gamle familieplads eller et andet historisk sted, der er forbundet med din families fortid. Afhængig af størrelsen på genforeningen kan du muligvis finde et familiemedlem, der vil være frivilligt til at have det hjemme. Ved større sammenkomster er parker, hoteller, restauranter og fælles haller et godt sted at starte. Hvis du planlægger en flerdages genforening, skal du overveje en udvej, hvor folk kan kombinere genforeningsaktiviteter med en familieferie.

Oprettelse af et tema til en familiesammenføring er en god måde at interessere folk og gøre dem mere tilbøjelige til at deltage i. Det gør tingene sjovere, når det kommer til at være fantasifuld med mad, spil, aktiviteter, invitationer og næsten alle andre aspekter af genforeningen. Familiehistoriske temaer er især populære, ligesom genforeninger, der fejrer et meget specielt familiemedlems fødselsdag eller jubilæum, eller familiens kulturarv (dvs. Hawaiian luau).

Fodring af en stor gruppe mennesker med forskellig smag er måske en af ​​de vanskeligste dele af planlægningen af ​​et genforening. Gør det let for dig selv ved at vælge en menu, der vedrører dit tema, eller måske en, der fejrer din families arv. Organiser en gruppe familiemedlemmer til at forberede maden til familiesammenføring eller, hvis du har en stor gruppe, og dit budget tillader, find en catering eller restaurant at gøre mindst en del af arbejdet til du. En velsmagende menu giver en uforglemmelig familiesammenføring.

Du behøver ikke at besætte alle hele tiden, men planlagte aktiviteter og isbrydere på dit familiesammenføring vil give en nem måde for folk, der ikke kender hinanden godt, til at tilbringe tid sammen komfortabelt. Medtag aktiviteter, der appellerer til alle aldre og længere familieviden om fælles arv. Det kan også være en god ide at tildele præmier for særlige sondringer såsom ældste familiemedlem eller den længste rejse, der er rejst for at deltage.

Du har en masse mennesker, hvad planlægger du nu at gøre med dem? Det er tid nu at arrangere telt (hvis et eksternt genforening), stole, parkeringsdekorationer, programmer, skilte, t-shirts, goodie bags og andre krav til reunion-dagen. Dette er tiden til at konsultere en tjekliste for familiesammenføring!

Mens mange familiemedlemmer uden tvivl vil medbringe deres egne kameraer, hjælper det også med at planlægge at optage den overordnede begivenhed. Uanset om du udpeger en bestemt slægtning som den officielle gensynsfotograf eller ansætter en professionel fotograf for at tage fotos eller videoer, skal du udarbejde en liste over de mennesker og begivenheder, du vil være registreret. I spontane "øjeblikke" skal du købe et dusin engangskameraer og dele dem ud til frivillige gæster. Glem ikke at samle dem i slutningen af ​​dagen!

Når du har de fleste af dine planer på plads, er det tid til at invitere gæsterne pr. Mail, e-mail og / eller telefon. Du ønsker at gøre denne måde på forhånd for at sikre dig og give alle tid til at få det på deres kalender. Hvis du opkræver adgangsgebyrer, skal du nævne dette i invitationen og indstille en forskudsfrist, med hvilken mindst en procentdel af billetten pris er påkrævet (medmindre du er velhavende nok til at dække alle omkostningerne selv og kan vente til den faktiske genforening for tilskud). Billetter, der er købt på forhånd, betyder også, at folk er mindre tilbøjelige til at annullere i sidste øjeblik! Dette er også en god mulighed for at bede folk, selvom de ikke kan deltage i genforeningen, om at give slægtstræer, fotos, samleobjekter og historier, der kan deles med andre familiemedlemmer.

Hvis du ikke ønsker at opkræve adgangsgebyrer for dit genforening, skal du planlægge en lille fundraising. Selv hvis du indsamler optagelser, kan fundraising give penge til nogle smarte "ekstramateriale". Kreative måder at samle penge på inkluderer afholdelse af en auktion eller lodtrækning ved genforeningen eller fremstilling og salg af familiehatte, t-shirts, bøger eller genforeningsvideoer.

Opret et program, der skitserer opstillingen af ​​planlagte genforeningsbegivenheder, der skal leveres til familiemedlemmer, når de ankommer til genforeningen. Du ønsker måske også at sende dette ud via e-mail eller dit genforeningswebsted også i forkant af genforeningen. Dette vil hjælpe med at tjene som en påmindelse til folk om aktiviteter, der kan kræve, at de har med sig noget, f.eks. En fotovæg eller slægtstrædiagram.

Den store dag er næsten her, og nu er det tid til at sikre sig, at den går glat. Opret iørefaldende, let klargjorte skilte for at pege de ankomne gæster til registrering, parkering og vigtige steder såsom badeværelser. Køb eller lav en gæstebog for at samle underskrifter, adresser og anden vigtig information, såvel som tjene som en permanent registrering af genforeningen. Køb foruddefinerede navneskilt, eller udskriv dine egne for at gøre det lettere at blande og blande mellem ikke-malede familiemedlemmer. Slægtsdiagrammer til slægtstræer er altid et stort hit, da reunion deltagere altid vil vide, hvor de passer ind i familien. Indrammede fotos eller trykte plakater af fælles forfædre eller tidligere familiesammenføringer er også populære. Og hvis du vil vide, hvad alle syntes om al din genforeningsplanlægning, skal du udskrive nogle evalueringsformularer, som folk kan udfylde, når de forlader.

Udpege en frivillig eller frivillige til at oprette og sende et nyhedsbrev efter genforening med historier, fotos og nyheder fra genforeningen. Hvis du har samlet familieoplysninger, send en opdateret med slægtsdiagram såvel. Dette er en fantastisk måde at få folk begejstrede for det næste gensyn, såvel som mindre heldige familiemedlemmer, der ikke var i stand til at deltage.