Hvad er et memorandum? Definition og eksempler

Et memorandum, mere almindeligt kendt som en memo, er en kort meddelelse eller post, der bruges til intern meddelelse i en virksomhed. Når den primære form for intern skriftlig kommunikation, er memorandums faldet i brug siden introduktionen af e-mail og andre former for elektronisk besked; At være i stand til at skrive klare memoser kan dog bestemt tjene dig godt ved at skrive interne forretningsemails, da de ofte tjener det samme formål.

Notater kan bruges til hurtigt at kommunikere med et bredt publikum noget kort, men vigtigt, såsom proceduremæssigt ændringer, prisstigninger, politiske tilføjelser, mødeplaner, påmindelser for hold eller resume af aftalevilkår for eksempel.

Kommunikationsstrateg Barbara Diggs-Brown siger, at en effektiv memo er "kort, kortfattet, meget organiseret og aldrig sent. Den skal foregribe og besvare alle spørgsmål, som en læser måtte have. Det giver aldrig unødvendige eller forvirrende oplysninger. "

Vær klar, vær fokuseret, vær kort men komplet. Tag en professionel tone, og skriv som om verden kunne læse den - det vil sige, inkluder ikke oplysninger det er for følsomt til, at alle kan se, især i denne tidsalder med kopiering og indsætning eller "klik og frem."

Start med det grundlæggende: til hvem den genstand adresseres, datoen og emnelinjen. Start memoets krop med et klart formål, angiv, hvad du har brug for, at læserne skal vide, og afslutt med, hvad du har brug for læserne at gøre, om nødvendigt. Husk, at medarbejdere bare kan skumme memoet efter modtagelse, så brug korte afsnit, underoverskrifter, og hvor du kan, brug lister. Dette er "indgangspunkter" for øjet, så læseren nemt kan henvise til den del af memoet, som han eller hun har brug for.

Glem ikke at gøre det korrekturlæst. Læse højt kan hjælpe dig med at finde faldne ord, gentagelse og akavede sætninger.

Her er et eksempel på et internt memo fra en fiktiv forlagsvirksomhed, der informerer medarbejderne om kommende skemaændringer på grund af en Thanksgiving-ferie. Produktionen kunne også have sendt separate memoer til separate afdelinger, især hvis der var flere detaljer, som hver afdeling havde brug for, og som ikke ville vedrøre de andre afdelinger.

Til: Alle ansatte

Fra: E.J. Smith, produktionsleder

Dato: 1. november 2018

Emne: Ændring af Thanksgiving Print Schedule

Produktion vil gerne minde alle om, at Thanksgiving-ferien påvirker vores udskrivningsfrister denne måned. Alle papirkopier, der normalt går ud til printeren via UPS på en torsdag eller fredag ​​i løbet af ugen, skal gå ud af 15:00 onsdag den 21. november.

Annoncesalg og redaktionelle afdelinger

• Sørg for, at enhver, der sender dig tekst eller billeder til offentliggørelse, ikke er på ferie den 19. uge. Angiv frister for alt, der kommer udenfor.
• Vær opmærksom på, at interne fotografering og grafiske designere har mere arbejde og mindre tid til at gøre det, så diriger dit arbejde til den relevante afdeling tidligere end normalt.
• Send ikke "haste" arbejde senere end 16. november. Nødvendige genstande, der er nødvendige, Thanksgiving-ugen kan ikke garanteres at være afsluttet med de tidligere frister og skal gå gennem planlæggerens skrivebord for godkendelse, før de tildeles. Vær tidlig i stedet.

Fotografi- og grafikafdelinger

• Alle medlemmer af kunstafdeling får tilladelse til at lægge overarbejde i løbet af november efter behov for at tackle krisen i starten af ​​feriesæsonen og de tidligere frister.

På forhånd tak, alle sammen, for din hjælp til at hente materialer ind så tidligt som muligt og dit hensyn til produktionsafdelingspersonalet.

Følgende er en fiktiv memo til at oprette et møde med medlemmer af et hold, der vender tilbage fra et messe.

Til: Trade Show Team

Fra: C.C. Jones, Marketing Supervisor

Dato: 10. juli 2018

Emne: Trade Show Return Meeting

Når du vender tilbage til arbejde fredag ​​den 20. juli fra messen, lad os planlægge et middagsmiddagsmiddag i østfløjens mødelokale for at undersøge, hvordan showet gik. Lad os planlægge at diskutere, hvad der fungerede godt, og hvad der ikke gjorde, såsom:

• Antal dage, der er til stede
• Mængde og typer af markedsført materiale
• Booth-skærme
• Hvordan giveaways blev modtaget
• Placeringen af ​​standen og trafikken på forskellige tidspunkter af dagen
• Hvad der vakte interesse for forbipasserende
• Booth-bemandingsniveauer

Jeg ved, at når du kommer tilbage fra et messe, har du en million ting at følge op på, så vi holder mødet 90 minutter eller mindre. Vær forberedt med din feedback og konstruktiv kritik af markedsføringsaspekterne ved showet. Eksisterende kunde-feedback og nye kundeemner dækkes i et separat møde med produkt- og salgsteam. Tak for dit arbejde på udstillingen.

Diggs-Brown, Barbara. PR Styleguide. 3. udgave, Cengage Learning, 2012.